Sau khi công trình được nghiệm thu và đưa vào sử dụng, hệ thống phòng cháy, chữa cháy (PCCC) phải tiếp tục được quản lý, bảo quản và bảo dưỡng để duy trì khả năng hoạt động. Việc nghiệm thu tại thời điểm bàn giao không bảo đảm rằng thiết bị sẽ luôn vận hành đúng trong suốt vòng đời công trình. Đối với nhà máy, kho hàng, chung cư, tòa nhà văn phòng và cơ sở thương mại, công tác bảo trì cần được tổ chức thành một quy trình có người chịu trách nhiệm, lịch thực hiện, biên bản kỹ thuật và hồ sơ theo dõi.

1. Căn cứ pháp lý hiện hành

Luật Phòng cháy, chữa cháy và cứu nạn, cứu hộ số 55/2024/QH15, có hiệu lực từ ngày 01/7/2025, là cơ sở pháp lý chung về quản lý an toàn PCCC và phương tiện PCCC. Điều 43 của Luật quy định về quản lý, bảo quản, bảo dưỡng phương tiện PCCC, CNCH.
Thông tư số 36/2025/TT-BCA ngày 15/5/2025, có hiệu lực từ 01/7/2025, hướng dẫn cụ thể tại Chương III (Điều 5 đến Điều 8), cùng các Phụ lục II, III, IV và V theo từng nhóm phương tiện. Khoản 4 Điều 6 yêu cầu ghi kết quả bảo quản, bảo dưỡng vào Sổ theo dõi phương tiện theo Mẫu số 01 Phụ lục VI. Điều 7 quy định việc tổng hợp thông tin quản lý, bảo quản, bảo dưỡng trong báo cáo của cơ sở.
Nghị định 105/2025/NĐ-CP và các nội dung được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 347/2026/NĐ-CP là căn cứ liên quan đến quản lý và kiểm tra PCCC tại cơ sở. Không nên nhầm lịch kiểm tra của cơ quan nhà nước với lịch bảo dưỡng kỹ thuật của từng thiết bị.

2. Ai chịu trách nhiệm tổ chức bảo dưỡng?

Theo khoản 1 Điều 8 Thông tư 36/2025/TT-BCA, người đứng đầu cơ sở có trách nhiệm tổ chức, chỉ đạo, kiểm tra công tác quản lý, bảo quản, bảo dưỡng; phân công người phụ trách; tổ chức cho nhân sự học tập cách sử dụng phương tiện; và bảo đảm kinh phí thực hiện. Vì vậy, việc thuê đơn vị bảo trì chuyên nghiệp không làm mất đi trách nhiệm tổ chức và giám sát của cơ sở.
Đơn vị quản lý vận hành nên lập danh mục thiết bị, chỉ định đầu mối kỹ thuật và thống nhất quy trình thông báo sự cố, tạm ngừng hệ thống, khắc phục và kiểm tra lại. Nhà thầu bảo trì phải thực hiện đúng phạm vi hợp đồng, hướng dẫn kỹ thuật, điều kiện an toàn và lập hồ sơ kết quả thực tế.

3. Chu kỳ bảo dưỡng: không áp dụng một con số cho mọi hệ thống

Khoản 1 Điều 6 Thông tư 36/2025/TT-BCA quy định người đứng đầu cơ sở quyết định thời gian và địa điểm bảo quản, bảo dưỡng phù hợp với từng loại phương tiện, hướng dẫn của nhà sản xuất (nếu có), bảo đảm phương tiện sẵn sàng sử dụng. Khoản 2 yêu cầu tuân thủ tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật nếu có quy định về bảo quản, bảo dưỡng. Khoản 3 dẫn chiếu các Phụ lục II–V và hướng dẫn nhà sản xuất.
Do đó, không nên quảng bá rằng “mọi hệ thống PCCC bắt buộc bảo trì 3 tháng/lần” hoặc “6 tháng/lần” nếu chưa xác định loại thiết bị và căn cứ kỹ thuật. Một cơ sở có thể lập kế hoạch kiểm tra vận hành thường xuyên, bảo dưỡng định kỳ và kiểm tra bổ sung sau sự cố, sửa chữa hoặc thay đổi công năng; lịch cụ thể cần thể hiện trong kế hoạch được phê duyệt.

4. Những nhóm thiết bị cần kiểm soát khi vận hành

4.1. Hệ thống báo cháy
Kiểm tra tình trạng trung tâm báo cháy, nguồn chính và nguồn dự phòng, thông tin lỗi, thiết bị đầu báo, nút nhấn khẩn, chuông/còi/đèn và chức năng truyền tín hiệu. Thử nghiệm phải có phương án phù hợp để tránh gây gián đoạn hoạt động hoặc kích hoạt nhầm hệ thống liên quan.
4.2. Hệ thống chữa cháy bằng nước
Theo dõi tình trạng bơm chữa cháy, tủ điều khiển, nguồn điện, van, đường ống, đồng hồ áp lực, bể nước, họng nước và đầu phun sprinkler. Việc chạy thử và đánh giá lưu lượng, áp lực phải dựa trên thiết kế, tài liệu thiết bị và quy trình kỹ thuật áp dụng; không kết luận hệ thống đạt chỉ vì bơm có thể khởi động.
4.3. Bình chữa cháy và phương tiện chữa cháy thông dụng
Kiểm tra vị trí bố trí, khả năng tiếp cận, tình trạng niêm phong, đồng hồ áp suất (nếu có), vỏ bình, nhãn và hạn sử dụng/bảo dưỡng theo quy định kỹ thuật và hướng dẫn nhà sản xuất. Phương tiện hư hỏng hoặc không bảo đảm khả năng sử dụng cần được xử lý, thay thế phù hợp.
4.4. Hệ thống kiểm soát khói và hỗ trợ thoát nạn
Kiểm tra quạt, van gió, tủ điều khiển, tín hiệu liên động, đèn chiếu sáng sự cố, chỉ dẫn thoát nạn và hệ thống thông báo/hướng dẫn thoát nạn. Cần chú ý tình trạng thay đổi mặt bằng, cửa ngăn cháy bị chèn mở hoặc vật cản tại lối thoát nạn vì đây là các rủi ro phát sinh trong quá trình sử dụng.
4.5. Hệ thống chữa cháy chuyên dụng
Đối với hệ thống khí, bọt hoặc các giải pháp đặc thù, phải sử dụng quy trình bảo dưỡng riêng theo thiết kế, tiêu chuẩn/quy chuẩn áp dụng và hướng dẫn của nhà sản xuất. Việc thao tác với bình chứa, cơ cấu kích hoạt hoặc thử liên động cần có biện pháp an toàn chuyên biệt.

5. Quy trình bảo trì VIETCOTEK khuyến nghị

Bước 1 – Khảo sát và tiếp nhận: thu thập hồ sơ hoàn công, danh mục thiết bị, sơ đồ nguyên lý, nhật ký sự cố, hướng dẫn vận hành và lịch bảo dưỡng trước đây.
Bước 2 – Đánh giá tình trạng: kiểm tra thực tế, xác định thiết bị không hoạt động, suy giảm tính năng, không đồng bộ hoặc không còn phù hợp với cách sử dụng công trình.
Bước 3 – Lập kế hoạch và biện pháp an toàn: thống nhất phạm vi, thời gian, thiết bị cần tạm ngừng, người giám sát và phương án duy trì an toàn trong thời gian bảo trì.
Bước 4 – Thực hiện kiểm tra, bảo dưỡng và thử nghiệm: tiến hành theo từng hệ thống, ghi nhận số liệu và các tồn tại. Nếu cần sửa chữa hoặc thay thế ngoài phạm vi, phải được chấp thuận trước khi thực hiện.
Bước 5 – Khôi phục trạng thái sẵn sàng: kiểm tra lại trạng thái van, công tắc, tủ điều khiển, các chế độ tự động và tín hiệu liên động sau khi hoàn tất.
Bước 6 – Bàn giao hồ sơ và theo dõi: lập biên bản, cập nhật sổ theo dõi theo mẫu áp dụng, phân loại tồn tại cần xử lý ngay hoặc theo kế hoạch và đề xuất lịch tiếp theo.
Sáu bước trên là quy trình quản lý kỹ thuật do VIETCOTEK đề xuất, không phải nguyên văn một quy trình hành chính bắt buộc được ấn định trong Thông tư 36.

6. Hồ sơ bảo trì nên lưu giữ những gì?

Theo khoản 4 Điều 6 Thông tư 36/2025/TT-BCA, kết quả bảo quản, bảo dưỡng phải được ghi vào Sổ theo dõi phương tiện PCCC, CNCH theo Mẫu số 01 Phụ lục VI. Để quản lý chất lượng tốt hơn, VIETCOTEK khuyến nghị lưu thêm danh mục thiết bị có mã định danh, kế hoạch công việc, phiếu kiểm tra từng hệ thống, kết quả thử nghiệm, biên bản sửa chữa/thay thế, hình ảnh hiện trạng khi cần và biên bản bàn giao sau bảo trì.
Hồ sơ nên thể hiện rõ ngày thực hiện, người thực hiện, thiết bị/hạng mục, nội dung kiểm tra, kết quả, tồn tại, kiến nghị và người xác nhận. Những biểu mẫu nội bộ bổ sung không thay thế sổ theo dõi theo quy định.

7. Năm sai sót thường gặp sau khi công trình đi vào hoạt động

– Thứ nhất, có hợp đồng bảo trì nhưng không có danh mục thiết bị và phạm vi công việc rõ ràng.
– Thứ hai, chỉ kiểm tra bằng mắt mà không đánh giá chức năng cần thiết.
– Thứ ba, sau bảo trì không khôi phục hệ thống về chế độ vận hành bình thường.
– Thứ tư, thay đổi công năng, vách ngăn hoặc bố trí hàng hóa mà không rà soát ảnh hưởng đến hệ thống PCCC.
– Thứ năm, không theo dõi việc khắc phục các lỗi được ghi nhận qua nhiều kỳ bảo dưỡng.
Các sai sót này có thể làm giảm khả năng phát hiện và xử lý cháy, ngay cả khi công trình từng được nghiệm thu đầy đủ.

8. Khuyến nghị dành cho chủ đầu tư và đơn vị quản lý vận hành

Ngay khi tiếp nhận công trình, nên tổ chức bàn giao kỹ thuật có thử chức năng trọng yếu; lập danh mục tài sản PCCC; phân công người phụ trách; xây dựng lịch kiểm tra và bảo dưỡng theo từng loại thiết bị; dành kinh phí sửa chữa, thay thế; và định kỳ đánh giá những thay đổi trong hoạt động sử dụng công trình. Đối với cơ sở đang vận hành lâu năm, nên khảo sát tổng thể trước khi ký hợp đồng bảo trì mới để xác định đúng hiện trạng và khối lượng cần thực hiện.
Kết luận
Bảo trì PCCC không chỉ là vệ sinh hoặc kiểm tra thiết bị theo lịch. Đây là hoạt động duy trì năng lực sẵn sàng của các hệ thống bảo vệ con người và tài sản trong suốt thời gian khai thác công trình. VIETCOTEK khuyến nghị mỗi cơ sở quản lý công tác bảo dưỡng bằng trách nhiệm rõ ràng, quy trình kỹ thuật phù hợp và hồ sơ có thể truy xuất, thay vì chỉ dựa vào một biên bản kiểm tra định kỳ.

Nguồn pháp lý và tài liệu tra cứu
1. Luật số 55/2024/QH15 (29/11/2024), đặc biệt Điều 43.
https://vanban.chinhphu.vn/?docid=212483&pageid=27160
2. Thông tư số 36/2025/TT-BCA (15/5/2025), Điều 5–8 và Phụ lục II–VI.
https://vbpl.vn/bocongan/Pages/vbpq-toanvan.aspx?ItemID=177834
3. Nghị định số 105/2025/NĐ-CP (15/5/2025).
https://vanban.chinhphu.vn/?classid=1&docid=213702&pageid=27160&typegroupid=4
4. Nghị định số 347/2026/NĐ-CP (08/9/2026), sửa đổi một số quy định về quản lý và kiểm tra PCCC.
https://vanban.chinhphu.vn/?docid=219411&pageid=27160